5W1Hを意識しない人による勘弁してほしい迷惑行為

5W1Hを意識しない人による勘弁してほしい迷惑行為

仕事などをする上で5W1Hが大事ということくらい、あなたはすでにご存知のことと思います。

ところが何がどう歯車が狂っているのかわかりませんが、この5W1Hをいまだにわかっていないビジネスパーソンがいます。「マジか!?」と目を疑う人が世の中には残念ながらいるのですね。

その人が自分とはまったく違うところで生きている、自分とはまったく関係のない人だったらどうしようとその人の勝手なのですが、その人が自分の身近な人、特に自分の上司だったりすると不幸の始まりです。

いやもう不幸は始まっていて継続中だよとゲンナリされている方もいるかもしれませんね。その気持ち、とてもよくわかります。

そこで今回は、あまりにも有名な5W1Hと、これを知らないでいるといったいどのような問題が起こってしまうのかというお話をしていこうと思います。

5W1Hとは?

『5W1H(ゴダブリューイチエイチ)』とは、言わずと知れた情報伝達における6つの大事な要素のことを言います。

When、Where、Who、What、Why、How の6つの英単語の頭文字を取っているので5W1Hと言われます。

それぞれの意味は・・・言わなくてもわかりますよね。

When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)です。

なお、これらに「How much(いくら)」を追加して5W2Hとする場合もありますが、今回は How much には触れないでおきます。

5W1Hを理解していないと

先ほども触れましたが5W1Hは “情報伝達における” 6つの大事な要素なんですね。よって、情報をある人に正しく過不足なく伝える場面で大事になってきます。

よって、親友どうしの他愛のない会話だとか、阿吽(あうん)の呼吸がわかっている家族どうしの会話だとか、そういった場面では5W1Hはあまり重要視されないわけです。(個人的にはどういった場面でも重要視されてもいいかと思いますけれど・・・)

しかしこれらの場面でも “あまり” 重要視されないだけであって、まったく不要というわけではもちろんありません。

そのため、どんな場面であっても情報を伝える人が5W1Hをきちんと理解しているのと理解していないのとでは情報の伝わり方に雲泥(うんでい)の差が生まれてくるんですね。

もちろん、5W1Hをきちんと理解していれば伝えたい情報は相手に正確に伝わる確率が高くなり、きちんと理解していなければ伝えたい情報は相手に正確に伝わらない、もしくは「何が言いたいの?」ってことになってしまいます。

5W1Hを理解しないでいるときに発生する問題点

それではこの5W1Hをきちんと理解していないとどんな情報の伝え方になり、どんな問題が生じるのかを一つずつ見ていくことにしましょう。

「When」:いつやればいいんだかわからない

あなたは上司から「○○をやっておいて」と仕事を頼まれることがあるでしょう。ところが他の仕事も抱えている忙しいあなたは、とりあえず上司から頼まれたその仕事を後回しにしておきました。

そして数時間後、あなたは上司からこう言われるのです。「○○はできた?」と。そしてこんなことも言い出します。「このあとすぐに使いたかったんだけど」と。

あなたからしてみたら「急ぎの要件だったのなら仕事を頼んだときに言ってくれればよかったのに」と思いたいところでしょう。

中にはこう指摘する人がいます。「いつまでにやるのか上司に確認しないあんたが悪い」と。

もうね、どちらが良いか悪いかの問題ではないんですよ。確認なんかしなくても、仕事を頼んだ上司しか知り得ない情報があるのなら、そういった情報は根こそぎ相手に伝えなさいよ、とこう言いたいです。

「Where」:どこなんだかわからない

あなたがある日、町を歩いていたら交通事故を目撃しました。「うわっ大変だ!」と救急車を呼ぶために持っている携帯電話で119番をするあなた。

「事故です! 大変なんです! 人が車に轢かれました! なんかぐったりしています! すぐ来てください!」

・・・どこに行けばいいんですか?

まあ、この場合は救急センターの人が丁寧に訊いてくれるでしょうけどね。

「Who」:誰が誰だかわからない

先日、私の妻と話をしていたときのこと。妻はその日、一人の友人と会ってお茶をしながら楽しいおしゃべりをしたんだそうですが、そこである一つの出来事を聞かされたんだそうです。

そしてその夜にこの話を妻から “又聞き” で聞かされる私。その出来事にはAさん夫妻とBさん夫妻という4人の登場人物がいるのですが、登場人物が4人ともなると話をしているうちにだんだんと話の内容が “とっちらかって” いきます。

特に主語である「誰が」とか目的語である「誰を」や「誰に」の部分が省略されると話の脈略がとても見えにくくなってしまうんですね。

話をする人の頭の中には誰が誰だか認識できているのでしょうが、実際の話で「誰が」「誰を」「誰に」の部分が省略されてしまうと、聞く相手には正確に情報が伝わらないということになります。

※私がその都度「誰が?」「誰に?」などと確認したのは言うまでもありません。

「What」:何をすればいいのかわからない

When、Where、Who よりもこの What(なにを)が省略されてしまうことのほうがさらにおぞましいことになります。

「何を」が省略されてしまうということは、結論が省略されてしまうこととほぼ等しいんですよね。

日本語は英語などとは逆に結論が後まわしにされてしまう言語です。

この日本語の特性のためか、話をしているうちに結論が雲散霧消してしまい、結論の部分が語られない会話がたまに繰り広げられます。

そうすると「結局のところ何が言いたかったの?」となってしまうんですよね。

正確な情報伝達をするために5W1Hをしっかり理解している人は「結論から先に言おう」と意識できるのですが、これを理解していない人は話の結論をどんどん先送りにしたり、挙句の果てには結論を言わずに話を終わらせてしまうこともあります。

ここまでくるともう連想ゲームの世界です。話し手の言わんとしていることを聞き手が想像して組み立てるという、どう考えても無駄な作業が発生してしまうんです。

「何が言いたいのかわからなかったのなら改めて質問すればいいではないか」と思う方がいるでしょうが、結論を言わない人は自分の伝え方が下手なのを棚に上げて怒り出す人がいるから困ったものです。

「Why」:なぜそれをすればいいのかわからない

情報伝達において「なぜ」の部分は補足説明な場合が多いです。部下に指示を出す上司は事あるごとにいちいち「なぜ」の部分を説明するわけにはいかないでしょう。

しかし部下が理解をしていないとか納得していない場合には、この「なぜ」の部分をきちんと説明しないと、部下は理解できていないまま、または納得できていないまま仕事をすることになるので良い成果が上げられなくなり、上司と部下の双方にとって良くない結果に繋がってしまうんですよね。

部下が納得して仕事をすれば良い成果に繋がるかもしれずお互いに Win-Win の関係になれるのに、めんどうくさがって “なぜ” か説明を端折(はしょ)ろうとする人ってけっこういるんですよね。

「How」:どのようにすればいいのかわからない

今も昔とそれほど変わっていないのかもしれませんが、特に職人の世界では「仕事は見て盗んで覚えろ」なんてことがまかり通っています。

きちんと見て覚えられればいいのでしょうが、中には重要な箇所やわかりにくい箇所をきちんと教えてほしいと思う場合もあるでしょう。

しかし教えてほしいと思っても教えてくれない。というより教え方がわからないんですよねこういう人は。「自分もそうやって覚えてきたんだ」と言って自分や昔のやり方を基準にしてしまったりします。

きちんと教えることができれば教わる人の技能が向上して仕事の効率がアップすると思うんですけどね。

終わりに

以上の例はあくまで一例なのでその他にもさまざまな問題点があると思います。

それと、こんなことを言う私自身、5W1Hを完全に使いこなせているわけではなく、話を端折ってしまい妻などに嫌な思いをさせていることもよくあります。反省。

でも5W1Hを意識しているのとしていないのとでは、最初のほうで言ったとおり情報の伝わり方に雲泥の差が生じてしまうんですよね。

情報伝達がしっかりと行われないと仕事上のトラブルはもちろん、人間関係のトラブルにも発展しがちです。そうならないために、円滑な人間関係を維持する上でも5W1Hはやっぱり大切なんだと常に肝に銘じておきたいですね。

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